ビジネス英語:ビジネスレター|書き方

 レターヘッド : Letterhead and Date

ビジネスレターの レターヘッド は一種の看板みたいなもので、たいへん大事な部分です。 通常この部分に、「会社名」、「住所」 が書かれます。 会社専用のレター用紙を使用する場合は、事前に印刷されている場合が多く、格式が高く感じられます。

レターヘッドに使用する文字フォントは、普通、本文の文字フォントとは異なったフォントを使い、フォントサイズも大きいもの、そして、 太字を使用します。レターヘッドは、用紙トップの中央に書きます。

レターの日付は、一般的にアメリカでは、「月、日、年」 の順に書かれます。例えば、「2006年12月2日」 であれば「December, 2, 2006」 というように書きます。ヨーロッパや、中南米では、「日、月、年」 の順、「2, December, 2006」 と書くことも多く、 混乱を避けるために、多国籍企業では、この順番でビジネスレターを書くことが一般的のようです。

月を数字で書いた場合、例えば、「2/12/2006」 と書きますと、この日付が、「February, 12, 2006」 なのか、「2, December, 2006」 なのか、手紙を受け取った国の人により勘違いすることがあります。 基本的に、月は単語で書いた方がいいと思います。

日付の位置は、レターヘッドの行から、2~6行あけ、左端か、中央、右端にします。

 用紙 : Quality、Size、Words ?

アメリカのビジネススクールでは、ビジネスマナーの授業で基本的なビジネスレターの書き方について細かく指導します。

始めに、どんな紙を使うと受取人に好印象を与えるか、ビジネスレター用紙Quality (質) と Size (サイズ) に関して注意がされます。ビジネスレター用紙は、 最低でも25%以上のコットンを含んでいること、重さは、20ポンド/2000枚 で、サイズは、横 8インチ1/2、縦 11インチの用紙を使うこととなっています。 日本でもこの規格の物を入手することはできますので、大切なアメリカのお客様に手紙を出すときに一度試してみてはいかがですか。

また、1枚の用紙に書かれる単語数に関してもマナーがあり、300語以内に収めることが読みやすいとされています。

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