商取引が完了した時点で、顧客に対して支払をお願いするメール・文書を督促状 (collection letter) と言います。 アメリカの学校では、一般的に、督促する状況を3つの段階に分け、それぞれの場合の書き方をアドバイスしています。
この3段階の言い方の例として、“First step”、 “Second step”、 “Final step” とか、 “Reminder stage”、 “Discussion stage”、 “Urgency stage” というものがあります。
第一段階は、日本のビジネスでも通常行われている、請求書 (invoice) の発行です。この請求書には、次のことが明記される必要があります。
第二段階は、支払が行われていない理由を探る為のメールとなります。この文書は、「You-attitude の文」 で書かれることが必要で、 下記のことに気配った内容にします。
第三段階は、最後通告のメールとなります。第二段階の督促に対して、顧客より、具体的な苦情、又は、支払延期、分割支払い等の要請がない場合に 送ります。この文書では、法的な手段も取られる可能性があることを知らせますので、より公式な物にする必要があり、次のことが重要です。