注文を頂いたお客様に、即座に、注文の内容を確認いたしまたという礼状を出すことは、お客様にとって、 確かに注文が受け取られたということが分かり、お客様との間に信頼関係を築くことができ、その後のビジネスによい影響を与えます。

注文礼状 （order acknowledgments）には、下記のような情報を明記することが重要です。

• 発注日 （the date of the order）
• 発注番号 （th order number or the invoice number）
• 納期 （the shipping date）
• 納品方法 （the method of shipment）
• 支払方法 （the method of payment）

例えば、プリンターの注文を受け取った場合には、

• Dear Sirs:
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• Thank you for your order of August 10 for 2 sets of printer (Model X100).
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• Your order (No. 1234) for the printers is being processed and will be ready for shipment on August 17. It will be delivered to your headquarters by UPS, and the payment will be charged to your account.
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内容は、「8月10日のプリンター（型番 X100）2セットの注文有難うございます。あなたの注文（注文番号1234）は、現在、 処理中で、8月17日には発送準備ができます。UPS (United Parcel Service) で、貴本社に配達されます。また、支払は、 貴口座に請求致します。」 となっています。