お客様から送られてきたクレームに対する回答の手紙を “adjustment letter = 苦情処理の為のレター”といいます。
“adjustment letter = 苦情処理の為のレター”の目的は、まず初めに 「あなたのクレームレターは確かに受け取りました」 と知らせることです。
この書き出しで重要なことは、決して「your claim letter」 と書かないことです。 「your letter」 と書くことでお客様の印象がよくなります。
次に、お客様に問題がない苦情の場合は、「率直に謝る」 ことです。
そして、「問題は処理された」 ということを知らせることです。